Datenschutzerklärung

1. Information zu personenbezogenen Daten
   (1) Personenbezogene Daten sind solche Einzelangaben, die sich auf eine Person beziehen oder die geeignet sind, einen Bezug zu einer Person herzustellen, wie z. B. der Name, die Post-Adresse, eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse, die Bankverbindung etc. Durch personenbezogene Daten kann unter Umständen somit auf die Identität einer Person rückgeschlossen werden.

(2) Diensteanbieter gem. § 13 Telemediengesetz (TMG) und verantwortliche Stelle gemäß Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist:
HAM-LOG-GRUPPE Holding GmbH
Mittelweg 110 b
20149 Hamburg

2. Betroffenenrechte

Im Zusammenhang mit unserer Verarbeitung Ihrer Daten haben Sie folgende Rechte:
(1) Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu Verarbeitungszweck, Kategorien verarbeiteter Daten, Empfänger oder Empfängerkategorien, Dauer der Speicherung oder Kriterien für die Festlegung der Dauer, Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch gegen die Verarbeitung, Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde, ggf. Informationen über die Herkunft der Daten und das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung und ggf. Unterrichtung über Garantien gemäß Art. 46 DSGVO bei Übermittlung an ein Drittland oder internationale Organisationen;

(2) Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten gemäß Art. 16 DSGVO;

(3) Recht auf Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten gemäß Art. 17 DSGVO, wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, wenn eine erteilte Einwilligung widerrufen wurde und es an einer anderweitigen Rechtsgrundlage fehlt, wenn Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt wurde und die Daten gemäß Art. 21 Abs. 1 oder 2 DSGVO nicht mehr verarbeitet werden dürfen, wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden, wenn die Löschung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist oder wenn die Daten in Bezug auf angebotene Dienste einer Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben wurden. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;

(4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO, wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten (und zwar für die Dauer, die für eine Überprüfung der Richtigkeit erforderlich ist), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber die Löschung ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung verlangen, wenn wir die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie die Daten jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihre berechtigten Gründe überwiegen;

(5) Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO (wenn die Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet werden) oder gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO (wenn die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 e) oder f) DSGVO erfolgt, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, es sei denn, wir haben zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen). Nähere Informationen zum Widerspruchsrecht entnehmen Sie bitte auch Ziffer 23. unten;

(6) Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, d.h. auf Erhalt der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format oder auch auf Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen;

(7) Recht zum jederzeitigen Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Der Widerruf hat zur Folge, dass wir ab dem Zeitpunkt des Widerrufs die Datenverarbeitung für die Zukunft nicht mehr durchführen dürfen. Vgl. hierzu auch Ziffer 24. unten;

(8) Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde finden Sie unter Ziffer 4. oben. Das Beschwerderecht gilt unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

(9) Alle Informationswünsche, Auskunftsanfragen oder Widersprüche zur Datenverarbeitung richten Sie bitte per E-Mail an datenschutz@ham-log-gruppe.de oder an die unter Punkt 1 Abs. 2 genannte Adresse.

3. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung wird hier nicht angewandt.

4. Aufsichtsbehörde

Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet
Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Klosterwall 6 (Block C), 20095 Hamburg
Tel.: +49 40 42854-4040, Fax: +49 40 4279-11811
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Homepage: www.datenschutz-hamburg.de

5. Speicherung von Zugriffsdaten / Cookies

Auf unserer Website setzen wir sogenannte Cookies ein. Das sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert und dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet werden. Die Stelle, die den Cookie setzt, erhält hierüber bestimmte Informationen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie richten keinen Schaden an, sondern dienen dazu, die Website insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Zumeist verwenden wir auf dieser Website sogenannte Session Cookies. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs unserer Website automatisch gelöscht. Andere Cookies bleiben auf Ihrem Gerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Diese Cookies ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.

Browser-Einstellungen

Natürlich können Sie unsere Website grundsätzlich auch ohne Cookies betrachten. Browser sind üblicherweise so eingestellt, dass sie Cookies akzeptieren. Sie können die Verwendung von Cookies aber jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers deaktivieren. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Browsers, um zu erfahren, wo Sie diese Einstellungen vornehmen können.

6. Nutzung von Funktionen unserer Website

(1) Neben der rein informatorischen Nutzung unserer Website bieten wir verschiedene Leistungen an, die Sie bei Interesse nutzen können. Dazu müssen Sie in der Regel weitere persönliche Daten angeben, die wir zur Erbringung der jeweiligen Leistung nutzen. Wenn zusätzliche freiwillige Angaben möglich sind, sind diese entsprechend gekennzeichnet.

(2) Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit dem Diensteanbieter per E-Mail oder über das Kontaktformular wird Ihre E-Mail-Adresse und, falls Sie dies angeben, Ihr Name und Ihre Telefonnummer von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten.

6.1. Verweise auf externe Dienste Sozialer Netzwerke
Auf unseren Webseiten verlinken wir auf die Social Media-Plattformen Xing und LinkedIn. Dies erfolgt über ein entsprechendes Symbol auf unseren Webseiten, das mit dem entsprechenden Logo der jeweiligen Social Media-Plattform gekennzeichnet ist und hinter dem sich ein entsprechender Link zu unserer entsprechenden Social Media-Seite verbirgt. Social Plugins (wie der Facebook „Gefällt mir“-Button) sind hierbei nicht eingebunden.
Durch unsere Verweise auf die Social Media-Dienste werden keine Daten von Ihnen an diese Dienste übermittelt. Es handelt sich um normale Hyperlinks, über die regelmäßig keine Datenübermittlung stattfindet. Wenn Sie den Verweis anklicken, werden Sie direkt auf unsere Social-Media-Präsenz bei dem jeweiligen Social Media-Dienst weitergeleitet. Eine Datenübermittlung findet dabei nur statt, sofern Sie auf Ihrem Nutzerkonto des entsprechenden Social Media-Dienstes eingeloggt haben. Sie können dann Inhalte von unseren Webseiten direkt mit dem Social Media-Dienst verlinken oder teilen. Der jeweilige Social Media-Dienst erfährt dadurch unter Umständen, welche Inhalte Sie auf unseren Webseiten angesehen hast.

Verantwortlich für die von uns verlinkten Social Media-Dienste sind ausschließlich:

für LinkedIn und dessen Internetauftritt die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Ireland;

für Xing und dessen Internetauftritt die New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland;

Weitere Informationen über den Zweck und den Umfang der Datenerhebung und über die weitere Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten durch den jeweiligen Social Media-Dienst können Sie den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Dienstes entnehmen.

Diese sind im Internet abrufbar:

LinkedIn: https://de.linkedin.com/legal/privacy-policy?

Xing: https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung

Unter den genannten Links finden Sie unter anderem auch Informationen über Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz ihrer Privatsphäre und über Deine weitergehenden Rechte bezüglich der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Deiner Daten durch den jeweiligen Social Media-Dienst.
Für die Datenübermittlung an vorgenannte soziale Netzwerkdienste sind Sie selbst verantwortlich, da Du durch Einloggen in Ihren jeweiligen sozialen Netzwerk-Account und Folgen des jeweiligen Links selbst aktiv werden und damit die im Nachgang erfolgende Datenverarbeitung durch den jeweiligen sozialen Netzwerkdienst initiieren.

6.2. Bewerbungen
Der für die Verarbeitung Verantwortliche erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Diese Daten werden auf Grundlage von § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG (Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses) verarbeitet.
Wird von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen fünf Monate nach Bewerbungseingang automatisch gelöscht, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. Sonstiges berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO kann beispielsweise eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) darstellen.

6.3. Hinweisgebersystem 

Wenn Sie unser Hinweisgebersystem nutzen wollen oder sich darüber informieren wollen, wie wir personenbezogene Daten, die uns über das Hinweisgebersystem erreichen, verarbeiten, sehen Sie hierfür bitte den untenstehenden Abschnitt „Hinweisgebersystem“.

7. Kontaktformular
   Sie haben auf unserer Website die Möglichkeit, uns über das Formular „Kontakt“ verschlüsselt eine E-Mail mit Ihrem Anliegen zuzusenden. Hier können Sie z.B. Fragen zu unserem Unternehmen, unseren Produkten oder unseren Dienstleistungen stellen.
   Um Ihr Anliegen bearbeiten zu können, bitten wir Sie in unserer Eingabemaske um Angabe von personenbezogenen Daten. Hierzu zählen Ihr Name sowie Ihre E-Mail-Adresse und weitere Informationen wie den Gegenstand Ihrer Anfrage und Ihren Mitteilungstext. Neben den Pflichtfeldern können Sie auch zusätzliche Informationen angeben. Optional können Anschrift und/oder Telefonnummer angegeben werden.
   Diese abgefragten Informationen ermöglichen uns, auf Ihr Anliegen umfassend eingehen zu können. Die Mitteilung der von Ihnen in diesem Zusammenhang angegebenen Daten erfolgt ausdrücklich auf freiwilliger Basis.
   Die uns übermittelten personenbezogenen Daten aus Ihren o.g. Angaben sowie der Zeitpunkt der Kontaktaufnahme werden ausschließlich für den Zweck verwendet, zu dem Sie uns diese bei der Kontaktierung zur Verfügung stellen – insbesondere die Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die von Ihnen erteilten Informationen werden ausschließlich dazu verwendet, Ihre Anfrage zu bearbeiten. Die Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung nicht für andere Zwecke verwendet oder an Dritte weitergegeben. Ausgenommen hiervon sind – sofern es zur Erfüllung Ihre Anfrage notwendig ist – Partnerfirmen der HAM-LOG-GRUPPE Holding GmbH . Dies können beispielsweise sein: Unsere Zulieferer, Transport- und Logistikpartner und unsere Handelspartner. Sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Abwicklung des Anliegens gelöscht.
   Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, dass wir Ihre Daten benötigen, um Ihre Mitteilung bearbeiten bzw. beantworten zu können.

8. Datensicherheit

Wir sichern unsere Website und sonstigen Systeme durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen. Trotz regelmäßiger Kontrollen ist ein vollständiger Schutz gegen alle Gefahren jedoch nicht möglich.
Unsere Website verwendet zur Verschlüsselung den Industriestandard SSL (Secure Sockets Layer). Dadurch wird die Vertraulichkeit Ihrer persönlichen Angaben über das Internet gewährleistet. Ob eine verschlüsselte Übertragung stattfindet, erkennen Sie anhand des geschlossenen Schlüssel-/bzw. Schloss-Symbols in der Anzeige Ihres Browsers.

9. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur,
– wenn Sie hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGOV erteilt haben;
– wenn die Weitergabe zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO erforderlich ist;
– wenn wir zur Weitergabe der Daten gesetzlich verpflichtet i.S.d. Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO sind;
– wenn die Weitergabe der Daten im öffentlichen Interesse i.S.d. Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO liegt oder;
– wenn die Weitergabe der Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen an dem Schutz Ihrer Daten überwiegen.

10. Datenkategorien

Wir verarbeiten nachfolgende Kategorien von Daten: Stammdaten (wie zum Beispiel Firma, ggf. Ansprechpartner, Adresse), Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Forderungsdaten, ggf. Zahlungs- und Verzugsinformationen. Siehe hierzu die obenstehenden Informationen.

11. Drittempfänger

Um Ihre Anliegen zufriedenstellend bearbeiten zu können, kann es sein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an Drittempfänger weitergeben müssen. Drittempfänger können Unternehmen der HAM-LOG-GRUPPE Holding GmbH(HAM-LOG_GRUPPE Inhouse GmbH, HAM-LOG-GRUPPE Industrie und Handel GmbH, HAM-LOG-GRUPPE Lebensmittel und Getränke GmbH, HAM-LOG-GRUPPE Fachpersonal GmbH und die HAM-LOG-GRUPPE, UAB) , unsere Zulieferer, Transport- und Logistikpartner und unsere Handelspartner sein.

12. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Ihre Daten werden von uns so lange gespeichert, wie sie für die jeweiligen der Verarbeitung zugrunde liegenden Zwecke benötigt werden. Darüber hinaus speichern wir Daten nur, soweit wir hierzu rechtlich verpflichtet sind, z.B. aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

13. Informationen zum Widerspruchsrecht

Ein Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, auf Grund von Artikel 6 Abs. 1 e) (Datenverarbeitung um öffentlichen Interesse) oder f) (Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen auf Grundlage einer Interessenabwägung) ist gemäß Artikel 21 DSGVO jederzeit möglich. Im Falle eines Widerspruches werden die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeitet, es sei denn, es werden zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Bitte richten Sie Ihren Widerspruch an die E-Mailadresse datenschutz@ ham-log-gruppe.com

14. Informationen zum Widerrufsrecht
    Sofern Sie uns gegenüber eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit uns gegenüber widerrufen. Selbstverständlich gilt dies auch für uns gegenüber vor dem 25. Mai 2018 (vor der Geltung der DSGVO) erteilte Einwilligungserklärungen. Der Widerruf einer Einwilligung kann immer erst für die Zukunft Geltung entfalten. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung wird durch einen Widerruf nicht rückwirkend beseitigt.
    Bitte richten Sie Ihren Widerruf per E-Mail an datenschutz@ ham-log-gruppe.com

15. Aktualität
    Diese Datenschutzerklärung hat den Stand 08.11.2022. Sie ist die aktuelle und gültige Fassung unserer Datenschutzerklärung.Wir weisen jedoch darauf hin, dass von Zeit zu Zeit auf Grund tatsächlicher oder gesetzlicher Änderungen eine Überarbeitung an dieser Datenschutzerklärung notwendig werden kann.

16. Datenschutzbeauftragter

Bei Datenschutzfragen können Sie sich gerne an unseren Datenschutzbeauftragten unter:
Vater Solution GmbH
Herr Maik Preißler
Boschstraße 5
24118 Kiel
oder per E-Mail unter datenschutz@ham-log-gruppe.com wenden.

Datenschutzinformation für Interessenten, Kunden und Lieferanten gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Datenschutz ist für uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen zustehen.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Dr. Ralf Kauermann
Ham-Log-Gruppe Holding GmbH
Mittelweg 110b
20149 Hamburg

Telefon: +49 40 44 40 55 60
Fax: +49 40 44 40 55 620
E-Mail: rkauermann@ham-log-gruppe.com

Datenschutzbeauftragter

Maik Preißler
Vater Solution GmbH
datenschutz@ham-log-gruppe.com

Datenschutzbeauftragter

Welche Quelle nutzen wir für die Daten?

Wir verarbeiten Daten, die wir aus der Geschäftsbeziehung mit Ihnen erhalten. Die Daten erhalten wir direkt von Ihnen, z. B. im Rahmen einer vorvertraglichen Anfrage, eines Vertragsschlusses oder Auftragserteilung.

Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, wenn Sie uns hierzu eine Einwilligung zur Verarbeitung erteilt haben. Sie können Einwilligungen jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei Sie sind, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen.
Unseren Vertragsunterlagen und den anderen zur Verfügung gestellten Informationen können Sie weitere Details und Ergänzungen zu den Verarbeitungszwecken entnehmen.

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen insbesondere aus Steuer- und Handelsrecht Ihre Stamm- und Zahlungsdaten.

Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO können wir Ihre Stammdaten, Zahlungsdaten sowie leistungsbezogenen Daten im Zusammenhang mit folgenden Zwecken zur Erfüllung der genannten berechtigten Interessen der unter 1. genannten verantwortlichen Stelle verarbeiten, z. B. zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.

Werbung

Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung, insbesondere für den Versand unserer Werbung per Post. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO und in dem Interesse, Sie über neue Produkte und Dienstleistungen zu informieren. Gegen diese Verarbeitung steht jedem Kunden ein eigenes Widerspruchsrecht zu, dessen Ausübung zur Beendigung der Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung führt. Sofern Daten ausschließlich zur Direktwerbung gespeichert werden, werden diese nach erfolgtem Widerspruch gelöscht.

Bei Geschäftskunden verwenden wir die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners gem. § 7 Abs. 3 UWG zur elektronischen Zusendung von Werbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen, sofern von Ihnen kein Widerspruch erfolgt. Sie haben das Recht, der Verwendung ihrer E-Mail Adresse zur Direktwerbung jederzeit zu widersprechen.

Hinweis auf ein Widerspruchsrecht gem. Artikel 21 DSGVO bei Direktwerbung

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke der Direktwerbung einzulegen.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Bonitätsprüfung

Unser Unternehmen ist berechtigt, eine Bonitätsauskunft über Ihre Vertragspartner
einzuholen. Zu diesem Zweck übermittelt unser Unternehmen Ihren Namen, Ihre Anschrift an eine Wirtschaftsauskunftei. Bei Vorliegen einer negativen Bonität kann unser Unternehmen ein Vertragsverhältnis mit Ihnen ablehnen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist eine Interessenabwägung. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bewertung Ihrer Bonität und Reduzierung des Risikos von Zahlungsausfällen.

Kategorien von personenbezogenen Daten die von uns verarbeitet werden

Kundenstammdaten (wie z. B. Vor- und Zuname)
Kontaktdaten (wie z. B. E-Mail-Adresse, Anschrift, Telefon-Nr.)
Abrechnungs- und Bezahldaten (wie z. B. Bankdaten, Rechnungsdaten)
Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Lieferadresse, Zahlungsart und -weise)
Korrespondenz (z. B. Schriftverkehr mit Ihnen)
Werbe- und Vertriebsdaten (z. B. für Sie interessante Produkte)

IP-Adresse

Wer erhält Ihre Daten?

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens an die Bereiche weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben (z. B. Vertrieb und Marketing) benötigen.

Auf Basis einer Interessensabwägung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, können von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen, die uns bei der Vertragsabwicklung unterstützen, Daten zu diesem Zweck erhalten. Dies sind Dienstleister aus den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik, und Druckdienstleistungen.
Zudem können Daten an Dritte zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, sowie zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten an entsprechende Stellen weitergegeben werden.

Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation

Eine Übermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht geplant.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unseres Geschäftsverhältnisses.
Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, die sich u. a. aus den gesetzlichen Rahmenbedingungen ergeben. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. zum Nachweis ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz bis zehn Jahre.
Letztendlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) in der Regel drei Jahre in gewissen Fällen aber auch länger sein können.

Profiling

Wird hier nicht angewandt.

Hinweisgebersystem 

Ergänzend zu den obenstehenden Informationen, möchten wir Ihnen hier die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Hinweisgebersystem erläutern:

Beschreibung des Verarbeitungsprozesses 

Für Unternehmen können interne Missstände, insbesondere Kriminalität innerhalb der Organisation bedrohliche Folgen haben. Zur Unterstützung der Einrichtung von Hinweisgebersystemen und dem Schutz der Hinweisgeber, ist am 23.10.2019 die EU-Richtlinie 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, in Kraft getreten. Auch das am 01.01.2023 in Deutschland in Kraft getretene Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sieht die Einrichtung eines vertraulichen Beschwerdemechanismus vor. 

Wir haben daher mit unserem Partner, der Herold Unternehmensberatung GmbH, eine Telefon-Hotline und eine digitale Meldeplattform eingerichtet, wo jeder Mitarbeiter, Kunde, Geschäftspartner (Dienstleister, Lieferant, etc.)  betriebsbezogene (Rechts-) Verstöße offen mit Namensnennung oder anonym melden kann. Das Hinweisgebersystem ermöglicht die anonyme Kommunikation mit dem Hinweisgeber (engl. Whistleblower) über eine sichere, webbasierte Meldeplattform.  

Über die digitale Meldeplattform kann der Hinweisgeber mittels Hinweis-ID und Passwort, das der Hinweisgeber selbst festlegt, den aktuellen Stand der Bearbeitung seines Hinweises abfragen. Zudem hat die Meldeplattform den Vorteil, dass Rückfragen an den Hinweisgeber gestellt werden können und dieser gleichzeitig anonym bleibt. 

Alternativ können Hinweisgeber Hinweise auch per E-Mail melden. 

Wir sind davon überzeugt, dass ein Hinweisgebersystem uns dabei unterstützt, Schwachstellen und Missstände schnell zu erkennen und so unmittelbar zu einem nachhaltigen Unternehmenserfolg beiträgt. 

Wessen personenbezogene Daten werden verarbeitet? 

Wir verarbeiten diejenigen Daten, die der Hinweisgeber uns in seiner Meldung bereitstellt. Dies bedeutet, dass wir personenbezogene Daten vom Hinweisgeber verarbeiten. Darüber hinaus können wir auch Daten von beschuldigten Personen oder anderweitig in den gemeldeten Vorfall involvierten Personen verarbeiten. 

Wenn wir Ermittlungen durchführen, verarbeiten wir ggf. auch Daten von Personen, die wir zu dem gemeldeten Vorfall befragen.  

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben? 

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten des Hinweisgebers (sofern dieser nicht anonym bleiben möchte) und des oder der Beschuldigten und weiterer Dritter, wie: 

• Vor- und Nachname 

• Funktion/Titel 

• Kontaktdaten 

• ggf. andere auf das Arbeitsverhältnis bezogene persönliche Daten 

• persönliche Informationen, die von den Zuständigen ermittelt wurden, einschließlich Details über die erhobenen Behauptungen und diese unterstützenden Beweise. 

• jede andere Information, die in den Untersuchungsergebnissen und in dem auf den Bericht folgenden, weiterführenden Ermittlungen / Verfahren erlangt wurde, z. B. Informationen über strafbares Verhalten oder Daten über rechtswidriges oder unzulässiges Verhalten 

Rechtmäßigkeit der Verarbeitung 

Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung der von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten, um Verstöße innerhalb unseres Unternehmens zu vermeiden und aufzudecken, um die Rechtmäßigkeit interner Verfahren zu prüfen und um unsere Integrität zu schützen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten (des Hinweisgebers sowie der von der Meldung betroffenen Person) ergibt sich somit aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. BDSG, Art. 88 DSGVO. 

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ergibt sich darüber hinaus aus einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 12 HinSchG und i.V.m. § 8 LkSG, bei Verdacht einer Straftat gemäß Art. 88 DSGVO i.V.m § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Weitere Rechtsgrundlage kann nach Art. 88 DSGVO und § 26 Abs. 4 BDSG auch eine Betriebsvereinbarung sein. Soweit der Hinweisgeber seine Identität gewollt oder bewusst preisgeben möchte, ist die Rechtsgrundlage für diese Angaben eine Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 9 Abs. 3 HinSchG (bewusste Aufhebung der Anonymität im Meldeformular). Sie haben das Recht Ihre Einwilligung jederzeit gem. Art.  7 Abs. 2 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. 

Zweckbestimmung 

Zweck aller Datenübermittlungen und -verarbeitungen ist die Entgegennahme von Hinweisen auf Rechtsverstöße und Verstöße gegen interne Richtlinien durch die Verantwortliche oder der Verantwortlichen Angehörige, die Prüfung behaupteter/angezeigter Rechtsverstöße und nachfolgend die Ergreifung erforderlicher Maßnahmen. Dies dient der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen aus dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) sowie zur Sicherstellung der internen Compliance im überwiegenden berechtigten Interesse. Das Hinweisgebersystem dient der Entgegennahme und Aufklärung von Verdachtsfällen über Verstöße gegen das Unionsrecht sowie Verstöße gegen den Schutz der Menschenrechte und umweltschützende Vorschriften, insbesondere über strafbare Handlungen, die zu einer Gefährdung unseres Unternehmens führen können, sowie zur Aufnahme von allgemeinen Prozessmängeln und Schwachstellen, die das Ergreifen von Maßnahmen erfordern. 

Hierzu zählen u.a. Verstöße in den Bereichen: 

• Rechnungswesen, Prüfungen und interne Finanzkontrollen (z.B. Unregelmäßigkeiten in der Buchführung, Rechnungslegung und Abschlussprüfung, finanzielles Fehlverhalten bei internen Kontrollen) 

• Unternehmensintegrität (z.B.: Bestechung, Korruption und Betrug, Geschenke und Bewirtung, Dokumentenfälschung, Interessenkonflikte, Wettbewerb und Kartellrecht, Vertraulichkeit und Datenschutzverstöße) 

• Umwelt, Gesundheit und Sicherheit (z.B.: Verstöße gegen Umweltvorschriften sowie Arbeits- und Gesundheitsschutzvorschriften; inklusive Körperverletzungen und Missbrauch) 

• Menschenrechte (z. B.: verbotene Formen der Kinderarbeit, Zwangsarbeit) 

• Personalwesen, Diversität und Respekt am Arbeitsplatz (z.B.: Diskriminierung, (sexuelle) Belästigung und Mobbing, Menschenrechtsverletzungen, Kompensationen, allgemeine Personalangelegenheiten, Fehlverhalten oder unangemessenes Verhalten) 

• Missbrauch/Veruntreuung von Vermögenswerten oder Dienstleistungen (z.B. unerlaubte Nutzung von unternehmenseigenen Ressourcen oder Ausrüstungen aus nicht-geschäftlichen Gründen, Diebstahl von Unternehmenseigentum, Arbeitszeitbetrug) 

• Menschenrechte (u.a. Verstöße gegen das Verbot von Kinderarbeit, Zwangsarbeit und Sklaverei, Missachtung von Arbeitsschutz und arbeitsbedingten Gesundheitsgefahren, Missachtung der Vereinigungsfreiheit und des Rechts auf Kollektivverhandlungen, Verbot der Ungleichbehandlung in Beschäftigung, Verbot des Vorenthalten eines angemessenen Lohns, Zerstörung der natürlichen Lebensgrundlagen durch Umweltverunreinigung, Verletzung von Landrechten, Verbot der Beauftragung oder Nutzung privater/öffentlicher Sicherheitskräfte, die aufgrund mangelnder Unterweisung oder Kontrolle zu Beeinträchtigungen führen können) 

• Umwelt (u.a. Verstöße gegen die verbotene Herstellung, Einsatz oder Entsorgung von Quecksilber (Minamata-Abkommen), die verbotene Produktion oder Verwendung von Stoffen im Anwendungsbereich das Stockholmer Übereinkommens (POP) sowie nicht umweltgerechter Umgang mit POP-haltigen Abfällen, die verbotene Ein- oder Ausfuhr gefährlicher Abfälle im Sinne des Basler Übereinkommens sowie Verstöße gegen sonstige Umweltvorschriften) 

• Sonstiges (Sonstige Verstöße gegen Vorschriften, Gesetze und Richtlinien, allgemeine Verbesserungsvorschläge und neue Ideen) 

Sofern ein Hinweisgeber vorsätzlich oder grob fahrlässig eine falsche Meldung abgibt, nutzen wir die personenbezogenen Daten zur Rechtsverfolgung und geben die personenbezogenen Daten ggf. an zuständige Behörden weiter. 

Ziel ist es, die Daten der Hinweisgeber unter Wahrung ihrer Anonymität zu verarbeiten. Das Hinweisgebersystem erhebt Daten über die Art der generellen Systemnutzung. Diese umfassen die Anzahl der Meldungen zu bestimmten Kategorien und Informationen zur Meldungsbearbeitung. Durch das Hinweisgebersystem können keine statistischen Auswertungen erfolgen, welche Rückschlüsse auf einen einzelnen Benutzer zulassen. Das Hinweisgebersystem stellt eine internetbasierte Alternative zu den üblichen Kommunikationswegen und/oder den unternehmensinternen Funktionsträgern dar und fragt daher nicht zwingend personenbezogene Daten beim Hinweisgeber ab. Die Eingabe personenbezogener Daten des Hinweisgebers in das Hinweisgebersystem erfolgt auf freiwilliger Basis. 

Vertraulichkeit der Speicherung personenbezogener Daten des Hinweisgebers 

Anonymität: Das Nutzerverhalten wird durch das Hinweisgebersystem anonymisiert erfasst. Freiwillig angegebene persönliche Daten können von Hinweisgebern über die Hinweisnachverfolgung jederzeit eingesehen werden. 

Eine weitergehende Auskunft über die im Hinweisgebersystem (Meldeplattform) gespeicherten personenbezogenen Daten ist technisch nicht möglich. Alle eingegebenen Daten des Hinweisgebers werden individuell verschlüsselt in einer Datenbank gespeichert. Weder Administratoren, Webseitenbetreiber oder sonstige Personen haben die Möglichkeit, Zugriff auf den Inhalt der vom Hinweisgeber hinterlegten, personenbezogenen Daten zu erlangen. 

Bitte beachten Sie: Wenn Sie als Hinweisgeber eine Meldung abgeben und sich dafür entscheiden, Sie betreffende personenbezogene Daten anzugeben, kann es in gesetzlich vorgesehenen Fällen nach § 9 HinSchG notwendig sein, Ihre Identität an zuständige Stellen und Gerichte weiterzugeben. Sie werden hierüber in der Regel im Vorfeld informiert (§ 9 Abs. 2 S. 2-4 HinSchG).  

Beachten Sie bitte auch, dass die Vertraulichkeit nur gesetzlich gewährleistet ist, wenn Ihre Meldung in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt. Vor der Meldung muss der Hinweisgeber im Rahmen der ihm in der konkreten Situation gebotenen Sorgfalt prüfen, ob er Wissen oder begründeten Verdacht hat, d.h. ob ein hinreichender Grund zu der Annahme besteht, dass die der Meldung zugrundeliegenden Informationen der Wahrheit entsprechen. 

Speicherung personenbezogener Daten der vom Hinweis betroffenen Person 

Alle Personen, die in einer Meldung von einem Hinweisgeber genannt oder sogar beschuldigt werden, können sich darauf verlassen, dass der gemeldete Sachverhalt mit größter Sorgfalt aufgeklärt wird, um ggf. falsche Beschuldigungen zu erkennen. Wir verpflichten uns, Hinweise besonders sorgfältig auf Nachvollziehbarkeit, Relevanz und Plausibilität prüfen zu lassen bzw. zu prüfen. Von Hinweisen betroffenen Personen sichern wir ein geregeltes, faires Verfahren zu. Bevor Hinweise verfolgt und an Dritte (z. B. Ermittlungsbehörden) weitergegeben werden, sind Hinweise besonders sorgfältig auf konkrete und objektiv belastbare Verdachtsmomente hin zu prüfen. Auf Basis von Vermutungen entstehen für die betroffenen Personen keine Nachteile bzw. werden keine Sanktionen ausgesprochen. 

Für den Fall, dass personenbezogene Daten gespeichert werden, wird der davon Betroffene über die Verarbeitung und Nutzung dieser Daten informiert, sobald davon keine Gefahr für die Sachverhaltsaufklärung besteht. Der von der Meldung Betroffene hat in diesem Fall auch einen Anspruch auf Auskunft der über ihn gespeicherten personenbezogenen Daten. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht vorbehaltlich der vorstehenden Regelungen grundsätzlich ausgenommen. 

Weitergabe der personenbezogenen Daten 

Bei der Meldung von Verstößen gegen Verhaltensweisen erhalten die dafür vorgesehene Abteilung (bspw. Revision, Compliance sowie ggf. involvierte Konzernunternehmen) die personenbezogenen Daten zur weiteren internen Verarbeitung. 

Bitte beachten Sie, dass gemäß § 9 HinSchG unter gesetzlich bestimmten Voraussetzungen ggf. Ihre Identität an zuständige Stellen weitergegeben werden muss. 

Darüber hinaus verarbeitet der Betreiber der Meldeplattform unseres digitalen Meldesystems, die EQS Group AG, Ihre personenbezogenen Daten als von uns eingesetzter Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO). Dabei werden seitens des Betreibers hinreichende Garantien dafür geboten, dass geeignete technische und organisatorische Maßnahmen so durchgeführt werden, damit die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleistet ist. 

Werden personenbezogene Daten durch externe Dienstleister verarbeitet, so geschieht dies grundsätzlich auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt und alle zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen sich zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. 

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in Drittländer (EU/EWR-Ausland) erfolgt grundsätzlich nicht. Kommt ein Hinweis erkennbar aus einem Drittland oder betrifft Vorgänge in einem Drittland, so behalten wir uns vor, rechtlichen Rat aus diesem Drittland einzuholen, wenn möglich ohne Übermittlung personenbezogener Daten. 

Eine Weitergabe an und die Verarbeitung der Daten durch einen Mitarbeiter in dem von der Meldung betroffenen Unternehmen, soweit dies zur Aufklärung erforderlich ist, bedarf der vorherigen Einwilligung des Hinweisgebers.  

Eine Beschlagnahmefreiheit kann nicht zugesichert werden. Mit Beschluss des Landgerichts Bochum vom 16.03.2016 wurde ausdrücklich eine Beschlagnahme durch die Staatsanwaltschaft zum Zwecke der Erforschung der Identität eines Hinweisgebers zugelassen. 

Freiwilligkeit der Bereitstellung von Daten 

Die Bereitstellung von Informationen, insbesondere Ihrer personenbezogenen Daten in unserem Hinweisgebersystem ist freiwillig. Allerdings können wir möglicherweise nicht angemessen auf Ihre Hinweise reagieren, wenn Sie bestimmte Informationen nicht bereitstellen. 

Ggf. bestehen rechtliche Verpflichtungen für bestimmte Personen, an Ermittlungen, die wir oder zuständige Stellen aufgrund einer Meldung in unserem Hinweisgebersystem führen, mitzuwirken. Hierzu werden Sie bei Bedarf gesondert informiert.

Weitere Meldewege 

Hinweisgebern stehen für eine Meldung auch externe Meldestellen, bspw. des Bundesamts für Justiz, der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht oder des Bundeskartellamts zur Verfügung. Weitere Informationen finden Sie hier:  

https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/ZustaendigkeitderMeldestellen/ZustaendigkeitderMeldestellen_node.html 

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertrag-barkeit nach Art. 20 DSGVO.
Grundsätzlich besteht nach Artikel 21 DSGVO das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch uns. Dieses Widerspruchsrecht gilt allerdings nur bei Vorliegen ganz besonderer Umstände Ihrer persönlichen Situation, wobei Rechte unseres Hauses Ihrem Widerspruchsrecht ggf. entgegenstehen können. Falls Sie eines dieser Rechte geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an die unter 1. genannte verantwortliche Stelle.

Umfang Ihrer Pflichten, uns Ihre Daten bereitzustellen

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

Ihr Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Ihnen steht ein Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist (zutreffendes auswählen):

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 20459 Hamburg
Tel.: 040 428 54 4040
Fax: 040 428 54 4000
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de